Het bestuur van de Vereniging Oud Apeldoorn (hierna te noemen: VOA) wil dat de VOA-leden een juiste en veilige omgang met hun persoonsgegevens door de VOA als een vanzelfsprekend iets kunnen beschouwen. Om voor haar leden aan te geven op welke manier de VOA omgaat met hun persoonsgegevens is dit privacy statement opgesteld.

Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die de VOA verwerkt van haar leden.
Een lidmaatschap van de VOA is niet mogelijk zonder de VOA in staat te stellen persoonsgegevens te verwerken. Door lid te worden of te blijven van de VOA, wordt het lid geacht uitdrukkelijk toestemming te hebben gegeven om zijn/haar persoonsgegevens in lijn met dit privacy statement te verwerken.

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar tot een persoon zijn.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VAN HAAR LEDEN GEBRUIKT DE VOA?
De VOA gebruikt en verwerkt voor zover beschikbaar/van toepassing de volgende gegevens van haar leden:

a)voornaam of voorletters en achternaam, geboortedatum, geslacht;

b) adresgegevens en eventueel postadres;

c) telefoonnummer(s), e-mailadres(sen) en bankrekeningnummer(s);

d) data van contributiebetaling en maatregelen van inning;

e) ingangsdatum lidmaatschap en bijzondere gegevens, zoals verkregen erelidmaatschap.

De onder a) t/m e) bedoelde persoonsgegevens liggen vast in het leden- en financiële administratiesysteem van de vereniging. Dit is een goed beveiligd systeem waarin persoonsgegevens veilig zijn opgeslagen.

Verder gebruikt en verwerkt de VOA foto’s en ander beeldmateriaal waarop leden kunnen zijn afgebeeld.

VOOR WELK DOEL WORDEN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?
De VOA legt de onder a) t/m e) bedoelde persoonsgegevens vast en verwerkt deze voor haar verenigingsactiviteiten, te weten voor:

haar administratie;

het bijhouden van haar ledenbestand, haar vrijwilligersbestand, haar werkgroepen en eventuele andere deelverzamelingen;

het bezorgen en/of versturen van het verenigingstijdschrift Oud Apeldoorn Actueel en/of ander nieuws of informatie van de vereniging of verenigingsactiviteiten;

het factureren en innen van de contributies;

het organiseren van ledenbijeenkomsten;

het samenstellen, het ter inzage c.q. ter ondertekening leggen van deelname- en presentielijsten voor ledenbijeenkomsten;

het benaderen of bezoeken van individuele leden over zaken die de vereniging of deze individuele leden aangaan;

het (doen) bezorgen van zaken aan individuele leden;

het informeren van (potentiële) vertegenwoordigers van de VOA bij activiteiten van derden.

Foto’s en ander beeldmateriaal worden, mede gegeven de doelstellingen van de vereniging, voor uiteenlopende doeleinden binnen en buiten de vereniging gebruikt, waaronder mede begrepen getoond en gepubliceerd.

BEWAREN PERSOONSGEGEVENS
Foto’s en ander beeldmateriaal worden voor onbepaalde duur bewaard.

De VOA bewaart de onder a) t/m e) bedoelde persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap tot maximaal een jaar na beëindiging van dit lidmaatschap.
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap of deelname aan een van de verenigingsactiviteiten worden daarnaast in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie mogelijk om oud-leden desgewenst te kunnen informeren over bijvoorbeeld een jubileum. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Een voormalig lid kan altijd verzoeken om zijn of haar persoonsgegevens te verwijderen uit de administratie van de vereniging.

VERSTREKKING PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN
De VOA deelt de onder a) t/m c) bedoelde persoonsgegevens van haar leden in beginsel alleen met derden voor zover dit voor de organisatie van een verenigingsactiviteit noodzakelijk is óf het lid hiervoor eerst nadrukkelijk toestemming heeft gegeven. Indien een lid dit nimmer wenst, kan het lid dit bij de VOA laten registreren.

Voor vermelding van namen of afbeeldingen in Oud Apeldoorn Actueel of op de VOA-website of op de Facebook-pagina van de VOA streeft de VOA er vanaf de invoering van dit privacy statement naar een lid hiervoor eerst nadrukkelijk toestemming te vragen.
Indien een lid vermelding en/of afbeelding nimmer wenst, kan het lid dit bij de VOA laten registreren.

De VOA verstrekt in ieder geval geen persoonsgegevens van haar leden aan derden wanneer het commerciële en/of marketingdoeleinden betreft.

De VOA kan persoonsgegevens wel delen met derden voor zover dit noodzakelijk is in verband met het lidmaatschap, voor de behartiging van een gerechtvaardigd verenigingsbelang, of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting die op de vereniging rust.

Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in opdracht van de VOA, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van ledengegevens. De VOA blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Buiten de voorgaande situaties verstrekt de VOA persoonsgegevens van haar leden alleen aan andere derden met nadrukkelijke toestemming van de betreffende personen.

INZIEN, AANVULLEN, WIJZIGEN OF VERWIJDEREN VAN PERSOONSGEGEVENS
Leden hebben altijd het recht om bij de VOA te vragen welke persoonsgegevens de VOA van hem of haar verwerkt of verwerkt heeft. Daarnaast is het mogelijk om die gegevens te laten aanvullen, wijzigen of verwijderen. Ook hebben zij het recht om hun eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit laatste kan uiteraard wel gevolgen hebben voor de dienstverlening van de VOA en/of de mogelijkheid lid van de VOA te blijven.

Een verzoek tot inzage, aanvulling, wijziging, verwijdering en gegevensoverdracht van persoonsgegevens, of een verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens kan gezonden worden aan de secretaris van de vereniging.
De VOA zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken op een verzoek reageren.

Uiteraard bestaat ook de mogelijkheid om ter zake een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

CONTACT
De VOA neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Als een lid de indruk heeft dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn, of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, kan hij of zij contact opnemen met de secretaris van de vereniging.